Az online kommunikáció egyik legfontosabb eszköze az e-mail. Azok ugyanis, akiknek van elektronikus postafiókjuk, nem biztos, hogy rendelkeznek World Wide Web eléréssel is. Az e-mail lehetőséget teremt arra, hogy a PR-szakemberek még szorosabb kapcsolatot alakítsanak ki az újságírókkal, és hogy közvetlenül szólítsák meg a közönséget.

A PR-munkatársaknak törekedniük kell arra, hogy minél jobb kapcsolatot alakítsanak ki az újságírókkal. Erre kiváló eszköz az elektronikus levél, azaz az e-mail. A legtöbb újságíró naponta többször ellenőrzi elektronikus postaládáját, telefonon viszont nehezebb őket elérni, és az is előfordul, hogy rengeteg elfoglaltságuk miatt nem fognak visszahívni bennünket. Ha azonban látja, hogy üzenet érkezett számára, rögtön tud válaszolni. Persze csak ha akar, ha érdekesnek véli az írottakat. Éppen ezért az egyik legfontosabb dolog, hogy a tárgy címszóhoz figyelemfelkeltő, lényegre törő címet írjunk. Ezen kívül egyértelművé kell tenni, hogy kik vagyunk, hiszen egyetlen „delete” gomb megnyomásával megsemmisítheti üzenetünket.

Hiába nagyszerű eszköz az e-mail a kapcsolattartásra, meg kell bizonyosodnunk arról, hogy ezt az újságíró kollégák is így gondolják. Van, aki jobban szereti a telefonos kapcsolattartást, van, aki a faxot részesíti előnyben, míg akad olyan, aki szívesebben kap sajtóközleményt a hagyományos postai módon. Fontos, hogy csak azoknak küldjünk e-mail-t, akikről tudjuk, hogy kifejezetten ezt a fajta kapcsolattartást kedvelik.!!!

Ma már szinte minden újságíró e-mail-ben kéri a meghívókat, sajtóközleményeket, tájékoztatókat. Ez jelentősen megkönnyíti a dolgunkat, hiszen egy gomb megnyomásával, néhány másodperc alatt célba is ér az üzenet, a hagyományos, postai kézbesítéssel ellentétben.